Przedmiotem niniejszego artykułu jest omówienie negatywnych skutków, jakich doświadcza strona postępowania o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z powodu braku wymaganej przepisami prawa interoperacyjności wobec istnienia kilku systemów teleinformatycznych w rozumieniu ustawy o KRS. Skutki te –polegające na odmowie dokonania zmian wpisu w rejestrze przedsiębiorców, których doświadcza strona – są tym bardziej niemożliwe do zaakceptowania w demokratycznym państwie prawa, ponieważ to wyłącznie obywatel, uczestnik postępowania, został w całości obciążony konsekwencjami uchybień technicznych leżących po stronie Ministra Sprawiedliwości.

Uwagi wstępne.

Jednym z fundamentalnych założeń funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: Rejestr) jest jego publiczny, jawny i ogólnodostępny dla uczestników obrotu gospodarczego charakter oraz dwa domniemania prawne, tj. domniemanie znajomości wpisu i prawdziwości wpisu ustanowione w art. 15–17 ustawy z 20.8.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym1, w rozumieniu art. 234 KPC. W tym kontekście istotność ujawniania w Rejestrze danych spółek oraz ich aktualność ma nie tylko doniosłe znaczenie biznesowe, ułatwiając obrót gospodarczy, ale również określone konsekwencje dla wspólników spółek lub członków organów spółek kapitałowych związane z ich odpowiedzialnością odszkodowawczą za zgłoszenie nieprawdziwych danych oraz niezgłoszenie obowiązkowych danych, a także związane z ewentualnym postępowaniem przymuszającym. W toku postępowania o zmianę w Rejestrze wnioskodawca jest uprawniony do złożenia wniosku do Rejestru w dowolnie wybranym przez siebie systemie teleinformatycznym (S-24 lub Portalu Rejestrów Sądowych), jeśli tylko system teleinformatyczny ma odpowiednią funkcjonalność.

Stan faktyczny.

Spółka z o.o. (dalej: Spółka) jest spółką, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym S-24 w październiku 2017 r. Przez cały okres jej funkcjonowania aż do grudnia 2022 r. Spółka dokonywała zmian umowy lub podejmowała stosowne uchwały wyłącznie w systemie teleinformatycznym S-24. Na podstawie uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki z grudnia 2022 r. wszyscy wspólnicy Spółki jednogłośnie postanowili wyrazić zgodę na nabycie przez Spółkę od jednego ze wspólników Spółki wszystkich posiadanych przez tą osobę udziałów, w celu ich umorzenia, za zgodą tego wspólnika oraz za wynagrodzeniem. Podstawę podjęcia uchwały opisanej w zdaniu poprzednim stanowiło jedno z postanowień umowy Spółki, w zw. z art. 199 § 1 i 2 oraz art. 200 § 1 KSH. Następnie wspólnicy w trakcie obrad Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki zarządzili przerwę w obradach w celu zawarcia umowy nabycia udziałów własnych Spółki, pomiędzy Spółką a wspólnikiem Spółki. Umowa pomiędzy Spółką a wspólnikiem Spółki została zawarta z wykorzystaniem wzorca umowy sprzedaży udziałów, udostępnionego w systemie teleinformatycznym S-24 i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz podpisem elektronicznym weryfikowanym przez Profil Zaufany – odpowiednio przez pełnomocnika Spółki do zawarcia umowy i wspólnika Spółki. W terminie kilku dni od odbycia Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki i zawarcia umowy nabycia udziałów własnych przez Spółkę profesjonalny pełnomocnik Spółki zwrócił się do Wydziału Gospodarczego KRS Sądu Rejonowego dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu z wnioskiem o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców, prowadzonego dla Spółki. Zmiana ta miała obejmować informację o wspólnikach i polegała na wykreśleniu wspólnika, którego udziały zostały nabyte i umorzone. Wniosek został złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Portalu Rejestrów Sądowych (dalej: PRS). Wybór systemu teleinformatycznego PRS był dokonany przez pełnomocnika Spółki z uwagi na braki funkcjonalne systemu teleinformatycznego S-24, które nie pozwalają na załączenie do wniosku plików przygotowanych przez Spółkę i opatrzonych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi oraz podpisem elektronicznym weryfikowanym przez Profil Zaufany. Do wniosku dołączono stosowne dokumenty i dowody uiszczenia opłat. Ponadto Spółka w ramach wykonania umowy nabycia udziałów własnych w celu ich umorzenia uiściła na rzecz wspólnika cenę, tytułem wynagrodzenia z powodu umorzenia udziałów własnych. W konsekwencji umowa została skutecznie wykonana, o czym również został poinformowany sąd. Żaden ze wspólników Spółki lub Spółka nie kwestionowali dokonanej czynności. W odpowiedzi na wniosek pełnomocnika Spółki sąd wezwał Spółkę do usunięcia braków wniosku poprzez 

“dołączenie do wniosku elektronicznego odpisu umowy sprzedaży udziałów w celu umorzenia w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi zawartej między wspólnikiem Spółki a Spółką.”

W odpowiedzi pełnomocnik Spółki podniósł, że zgodnie z treścią art. 129 § 21 KPC dokument umowy zbycia udziałów Spółki zawarty pomiędzy wspólnikiem Spółki a Spółką, umieszczony w systemie teleinformatycznym przez występującego w sprawie radcę prawnego stanowi uwierzytelniony elektronicznie odpis tego dokumentu. Uwierzytelniony odpis umowy potwierdza, że pomiędzy stronami umowy doszło do skutecznej wymiany oświadczeń woli w ramach udostępnionego w systemie teleinformatycznym wzorca umowy zbycia udziałów. Ponadto podkreślił, że treść art. 180 § 2 KSH umożliwia wspólnikom spółek, których umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, na zawarcie umowy zbycia udziałów w spółce z wykorzystaniem wzorca takiej umowy poprzez wymianę oświadczeń w ramach podpisu elektronicznego, zaufanego lub osobistego. W odpowiedzi na pismo pełnomocnika Spółki sąd ponownie wezwał Spółkę do usunięcia braków merytorycznych wniosku poprzez 

„dołączenie do wniosku złożonego w systemie PRS umowy sprzedaży udziałów w celu ich umorzenia w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi zawartej między wspólnikiem Spółki a Spółką, bądź wykazania dokonania w systemie S-24 czynności prawnej w postaci zawarcia umowy sprzedaży udziałów między wspólnikiem Spółki a Spółką wobec braku złożenia takiego wniosku o wpis zmian w systemie S-24 dotyczącym wyżej wskazanej Spółki – w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania pod rygorem odmowy wpisu.”

W odpowiedzi pełnomocnik Spółki załączył dowód dokonania w systemie teleinformatycznym S-24 czynności prawnej w postaci zawarcia umowy zbycia udziałów między wspólnikiem Spółki a Spółką w formacie PDF i XML, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika Spółki. Ponadto pełnomocnik Spółki poinformował sąd, że jest w stanie udostępnić sądowi profil Spółki w systemie S-24 w celu potwierdzenia faktu zawarcia umowy zbycia udziałów. Ostatecznie sąd w lutym 2023 r. oddalił wniosek Spółki o dokonanie zmiany wpisu w Rejestrze obejmującego wyżej opisaną zmianę, wskazując jako zasadniczy powód rozstrzygnięcia brak złożenia stosownego wniosku w systemie S-24. Sąd wskazał, że: 

„Złożony w sprawie dokument w postaci wydruku z systemu S-24 umowy zbycia udziałów z 23.12.2022 r. nie może stanowić podstawy dokonywania zmian w rejestrze. Dokument ten bowiem nie został złożony za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego S-24, a za pośrednictwem systemu teleinformatycznego PRS.”

Ponadto sąd zakwestionował możliwość weryfikacji przedłożonej umowy zbycia udziałów poza systemem S-24 w przypadku złożenia dokumentów w systemie PRS: 

„Wnioskodawca nie wykazał dokonania w systemie S-24 czynności prawnej w postaci zawarcia umowy sprzedaży udziałów między wspólnikiem Spółki a Spółką (…). W przedmiotowej sprawie, w przypadku złożenia dokumentu poza systemem teleinformatycznym S-24 nie jest możliwe ustalenie, czy wyżej wskazany dokument (wydruk) został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.”

Analizując treść postanowienia sądu, należy wskazać, że sąd wskazał, jako zasadniczy powód oddalenia wniosku Spółki, dwa elementy:

  1. niezłożenie wniosku zawierającego umowę zbycia udziałów między wspólnikiem Spółki a Spółką przez system S-24;
  2. brak możliwości ustalenia, czy dokument (wydruk) umowy zbycia udziałów między wspólnikiem Spółki a Spółką, zawartej w systemie S-24, został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

System teleinformatyczny właściwy do złożenia wniosku.

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, których umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, w brzmieniu określonym na mocy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 14.1.2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym2, możliwe jest zbycie udziału przy wykorzystaniu wzorca uchwały o dobrowolnym umorzeniu udziału, udostępnionego w systemie teleinformatycznym S-24. W takim przypadku oświadczenia zbywcy i nabywcy opatrzone powinny być kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 180 § 2 KSH). Spółka została zawiązana i podejmowała wszystkie uchwały przy wykorzystaniu wzorców umowy w systemie teleinformatycznym S-24. Wobec czego Spółka mogła korzystać z przysługującego jej uprawnienia i zawrzeć umowę zbycia udziałów na podstawie art. 180 § 2 KSH. Powołany wyżej przepis został wprowadzony do Kodeksu spółek handlowych ustawą nowelizującą z 28.11.2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw3, która – w obecnym brzmieniu – weszła w życie 1.4.2016 r. Aktualne brzmienie art. 180 § 2 zd. 2 KSH stanowi natomiast wynik kolejnej już nowelizacji dokonanej ustawą z 6.12.2018 r. o zmianie ustawy o dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw4, która – w obowiązującym brzmieniu – weszła w życie 4.3.2019 r. i stanowi:

„W przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, zbycie przez wspólnika udziałów jest możliwe również przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia zbywcy i nabywcy opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.”

Przepis ten powstał, gdy funkcjonował jedynie system S-24. Jednocześnie od 1.7.2021 r. swoje funkcjonowanie rozpoczął kolejny system teleinformatyczny związany z Rejestrem, tj. PRS. Wobec powyższego należy stwierdzić, że od 1.7.2021 r. obowiązuje dualizm systemów informatycznych służących do składania wniosków do Rejestru. Argumentację sądu, zgodnie z którą:

„Złożony w sprawie dokument w postaci wydruku z systemu S-24 umowy zbycia udziałów z 23.12.2022 r., nie może stanowić podstawy dokonywania zmian w rejestrze. Dokument ten bowiem nie został złożony za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego S-24, a za pośrednictwem systemu teleinformatycznego PRS.”

– należy uznać za całkowicie chybioną. Istnieje bowiem możliwość składania wniosków do Rejestru przez oba systemy teleinformatyczne. Fakt ten wynika z art. 6 pkt 3 ustawy o KRS w zw. z art. 3 § 1 w zw. z art. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 5.12.2022 r. w sprawie wniosków składanych do Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a także odpisów, wyciągów, zaświadczeń, informacji, dokumentów oraz kopii dokumentów doręczanych wnioskodawcom za pośrednictwem tego systemu5. Możliwości te są oczywiście obarczone ograniczeniami technicznymi obu systemów, tj. S-24, jak też PRS, co nie jest jednak przedmiotem rozważań. Analizując treść przywołanych przepisów, wskazać należy, że art. 6 pkt 3 ustawy o KRS odsyła w zakresie składania wniosków do rozporządzenia z 5.12.2022 r. Zgodnie zaś z art. 3 § 1 tego rozporządzenia, wniosek do Rejestru może zostać złożony jedynie za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym. System teleinformatyczny jest definiowany w art. 2 pkt 4 rozporządzenia z 5.12.2022 r. jako 

„system teleinformatyczny w rozumieniu art. 3a ustawy o KRS.”

Zgodnie zaś z art. 3a ustawy KRS, system teleinformatyczny to „system teleinformatyczny służący do prowadzenia Rejestru, umożliwiający zawiązywanie oraz podejmowanie innych czynności w odniesieniu do spółek, których umowa jest zawierana przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w tym systemie, oraz podejmowanie czynności w postępowaniu rejestrowym w odniesieniu do podmiotów podlegających wpisowi do Rejestru, udzielanie informacji z Rejestru
i udostępnianie akt rejestrowych. Minister Sprawiedliwości zapewnia dostęp do systemu teleinformatycznego w celu dokonywania czynności, o których mowa w tym przepisie, oraz ochronę danych zgromadzonych w systemie przed nieuprawnionym dostępem, przetwarzaniem, zmianą lub utratą”. System teleinformatyczny, o którym mowa w art. 3a ustawy o KRS, to zatem zarówno system (i) S-24, (ii) system PRS, jak i (iii) centralna baza danych KRS. Fakt ten potwierdza nie tylko wykładnia językowa ww. przepis, ale też doktryna:

„Komentowany przepis (art. 3a – przypis aut.) używa określenia »system teleinformatyczny« w liczbie pojedynczej, a następnie w przepisie zamieszczone jest dookreślenie funkcji tego systemu, jednak w chwili obecnej można mówić o kilku różnych odrębnych systemach teleinformatycznych.”6

W konsekwencji norma art. 180 § 2 KSH nie precyzuje, tak jak twierdził to sąd w orzeczeniu, za pośrednictwem którego systemu należy składać wnioski do Rejestru. Odmiennie przepis art. 180 KSH stanowi tylko o sposobie zawarcia umowy (przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, opatrzonego stosownym podpisem), a nie o systemie teleinformatycznym właściwym do złożenia stosownego wniosku do Rejestru. Co więcej, zgodnie z przywołanym § 3 ust. 1 rozporządzenia z 5.12.2022 r. wniosek do Rejestru może zostać złożony za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym przez uprawnionego użytkownika po uwierzytelnieniu, tj. również przez system PRS. W kontekście dalszych zarzutów sądu należy podkreślić, że Spółka przedstawiła odpis umowy zbycia udziałów pobrany z systemu teleinformatycznego S-24 w dwóch formatach (.pdf oraz .xml), uwierzytelniony przez profesjonalnego pełnomocnika. Pozostawiając na marginesie treść art. 6944a KPC, zgodnie z którym elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej lub elektroniczne uwierzytelnienie odpisu udzielonego mu pełnomocnictwa następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika odpisu dokumentu lub odpisu pełnomocnictwa do systemu teleinformatycznego, wskazać należy na § 14 rozporządzenia w sprawie określenia wzorców dotyczących sp. z o.o. Zgodnie z § 14 rozporządzenia w sprawie określenia wzorców dotyczących sp. z o.o., 

„po podpisaniu dokumentu sporządzonego przy wykorzystaniu wzorca, w dokumencie pochodzącym z systemu teleinformatycznego umieszczana jest informacja o osobie podpisującej wraz z oznaczeniem rodzaju podpisu.”

To zaś oznacza, że adnotacja „podpisano” widniejąca na dokumencie (czy jak chce sąd wydruku) przy osobach zawierających umowę zbycia udziałów wspólnika Spółki na rzecz Spółki w celu ich umorzenia mogła się pojawić wyłącznie w wyniku skutecznego zawarcia w systemie S-24 umowy nabycia udziałów własnych przez Spółkę. Umowa ta nie tylko została zawarta, ale jest też przechowywana w repozytorium systemu S-24, do którego operator systemu (Minister Sprawiedliwości) ma przecież dostęp. Żadna regulacja w obowiązującym systemie prawa nie nakłada na stronę postępowania przymusu złożenia wniosków o zmianę wpisu w Rejestrze w konkretnym systemie teleinformatycznym. Odmiennie, można nawet zaryzykować tezę, że analizując treść rozporządzenia z 5.12.2022 r. oraz zakres funkcjonalności systemów teleinformatycznych, ustawodawca zdaje się preferować system PRS. Podobnie jako całkowicie chybione należy uznać twierdzenie sądu, że złożenie odpisu umowy zbycia udziałów zawartej z wykorzystaniem udostępnionego w systemie teleinformatycznym wzorca umowy zbycia udziałów poprzez system PRS uniemożliwia zweryfikowanie, czy ten dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Teza sądu jest wprost sprzeczna z § 14 rozporządzenia w sprawie określenia wzorców dotyczących sp. z o.o. Dokument taki zawiera bowiem informację, że umowa została podpisana, dane osoby podpisującej, datę i godzinę podpisania dokumentu oraz typ podpisu.

Brak interoperacyjności.

W kontekście powyższych rozważań należy przypomnieć, że zgodnie z ustawą z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne7 podmiot publiczny (a zatem zarówno sądy, jak i Minister Sprawiedliwości w zakresie Rejestru) używa do realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz zapewniających interoperacyjność systemów na zasadach określonych w Krajowych Ramach Interoperacyjności8. Interoperacyjność jest rozumiana w ww. przepisach prawa jako zdolność różnych podmiotów oraz używanych przez nie systemów teleinformatycznych i rejestrów publicznych do współdziałania na rzecz osiągnięcia wzajemnie korzystnych i uzgodnionych celów, z uwzględnieniem współdzielenia informacji i wiedzy przez wspierane przez nie procesy biznesowe realizowane za pomocą wymiany danych za pośrednictwem wykorzystywanych przez te podmioty systemów teleinformatycznych. Zgodnie zaś z § 16 rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne wyposaża się w składniki sprzętowe lub oprogramowanie umożliwiające wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących9. Reasumując, podmioty publiczne są zobowiązane przez przepisy prawa do uzyskania interoperacyjności rejestrów publicznych (a takim jest Rejestr). Brak jakiejkolwiek interoperacyjności systemu S-24 oraz PRS jest poważnym uchybieniem po stronie odpowiedzialnego za oba systemy teleinformatyczne Ministra Sprawiedliwości, za co jednak w żadnym wypadku odpowiedzialności nie może ponosić uczestnik postępowania.

Podsumowanie.

Całkowicie nieuprawnione są tezy sądu, zgodnie z którymi wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia wniosku do Rejestru w konkretnym systemie teleinformatycznym. Tezy prezentowane przez sąd nie wynikają z żadnego przepisu prawa. Co więcej, odmiennie wykładnia art. 6 pkt 3 ustawy o KRS w zw. z art. 3 § 1, w zw. z art. 2 pkt 4 rozporządzenia z 5.12.2022 r. wskazuje, że możliwe jest składanie wniosków zarówno przez system S-24, jak i PRS. Jeżeli sąd rzeczywiście nie ma dostępu do profilu danej spółki w systemie S-24, to uczestnik postępowania nie może ponosić negatywnych konsekwencji braku interoperacyjności systemu S-24 i PRS – systemów stworzonych do tego samego celu, jakim jest składanie wniosków do Rejestru i prowadzonych przez jeden i ten sam organ administracji publicznej (Ministra Sprawiedliwości). Artykuł 180 § 2 KSH nie jest w pełni dostosowany do zaistniałej sytuacji dualizmu systemów teleinformatycznych, wobec czego w zakresie wniosków do Rejestru pojawiła się swoista luka prawna będąca przedmiotem sporu z sądem. Autor jedynie na marginesie pragnie podkreślić, że fakt skutecznego zawarcia umowy został potwierdzony przez pełnomocnika skarżącej oraz notariusza sporządzającego odpis zawartej umowy, wspólnicy Skarżącej zaś umowę wykonali oraz potwierdzili fakt umorzenia udziałów własnych Skarżącej, składając stosowne oświadczenie w postaci nowej listy wspólników. W konsekwencji nie sposób również określić, jakie dobro prawne lub podmiot chciał chronić sąd oddalając wniosek Spółki. Mając na uwadze powyższe, jako konieczne jawią się prace informatyczne zmierzające do uzyskania interoperacyjności systemu S-24 i systemu PRS w taki sposób, by system PRS mógł być zasilany danymi z systemu S-24. Alternatywnie w grę wchodzi również rozwinięcie funkcjonalności systemu PRS o funkcjonalności obecnie dostępne w systemie S-24. Inną możliwością jest taka nowelizacja ustawy o KRS i rozporządzeń do tej ustawy, z której wynikać będzie wyraźny podział obu systemów teleinformatycznych, i doprecyzowanie, do jakich czynności każdy z systemów może być wykorzystywany.

______________________________________________________________________________________

  1. T.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.; dalej jako: ustawa o KRS.
  2. T.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1483; dalej jako: rozporządzenie w sprawie określenia wzorców dotyczących sp. z o.o.
  3. Dz.U. poz. 4.
  4. Dz.U. poz. 60.
  5. Dz.U. poz. 2567; dalej jako: rozporządzenie z 5.12.2022 r.
  6. Ł. Zamojski, [w:] K. Osajda (red.), Krajowy Rejestr Sądowy. Komentarz, Warszawa 2022, art. 3a.
  7. T.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 57 ze zm.
  8. Rozporządzenie Rady Ministrów z 12.4.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2247 ze zm.); dalej jako: rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.
  9. S. Kotecka, [w:] A. Gryszczyńska (red.), Rejestry publiczne. Jawność i interoperacyjność, Legalis/el.

Autor: Michał Skrzywanek